Privacy

NELEOS hecht veel waarde aan de privacy van haar cliënten en tevens aan die van bezoekers van haar website. Binnen het kantoor zijn dan ook tal van maatregelen getroffen om te voorkomen dat derden toegang kunnen krijgen tot gegevens op de server of tot papieren informatie. Onverhoopte datalekken worden direct gemeld.

NELEOS analyseert het verkeer op haar website niet. Zij is evenmin actief op social media. Wel bevat de website van NELEOS verwijzingen naar andere sites. Door daarvan gebruik te maken wordt het domein van NELEOS niet alleen in visuele zin verlaten, maar ook wat betreft de verwerking van gegevens. Voor die verwerking door derden is NELEOS dan ook nooit verantwoordelijk of aansprakelijk.

Ook anderszins gaat NELEOS zeer zorgvuldig met informatie om. Om voor een cliënt aan het werk te kunnen gaan, moeten er afspraken worden gemaakt. Bij het vastleggen en het uitvoeren daarvan heeft Neleos zogenoemde ‘algemene’ persoonsgegevens nodig, vaak ook van een wederpartij. Dit zijn de (volledige) naam, het (e-mail-)adres, het geslacht en het telefoonnummer van individuele personen. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme en de beroepsregels binnen de advocatuur geldt bovendien een bepaald protocol van identificatie, dat soms aanvullende informatie nodig maakt. Degene die deze gegevens aan NELEOS verstrekt, wordt daarbij geacht toestemming te verlenen om deze in lijn met het privacy-beleid binnen kantoor te verwerken. Concreet houdt die verwerking in, dat de gegevens worden opgenomen in het datasysteem respectievelijk in de papieren dossiers van het kantoor. Zij worden na het sluiten van het dossier bewaard met inachtneming van de daarvoor geldende regels.

NELEOS deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden in het kader van de uitvoering van opdrachten, dan wel om (zoals bij een melding van een (voorgenomen) ongebruikelijke transactie aan de Financial Intelligence Unit) te voldoen aan een wettelijke verplichting. Voor zover NELEOS externe partijen inschakelt die in haar opdracht persoonsgegevens verwerken, draagt zij er zorg voor dat er met hen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten. Via zo’n overeenkomst is steeds een met dat van NELEOS vergelijkbaar niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens gewaarborgd.

Iedereen heeft (na voorafgaande identificatie) het recht om aan NELEOS te vragen welke persoonsgegevens zij van hem of haar heeft opgeslagen. Dit recht strekt zich echter niet als vanzelfsprekend uit tot de inzage van onderliggende documenten. Mochten geregistreerde gegevens niet juist zijn, dan worden deze op verzoek aangepast.

Een verzoek om persoonsgegevens te laten wissen zal in de praktijk niet snel kunnen worden gehonoreerd. Deze zijn immers vrijwel steeds noodzakelijk voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering van de betrokkene zelf of die van een ander en daarmee uitgezonderd van het recht op verwijdering.